コラム

あの人とコンタクト取りたいな…交流会後のお礼にはメールを送るべし!

交流会での挨拶の際には名刺交換を行うのが一般的

交流会に参加すると同じ広告業界を中心として異業種の業界の人たちと挨拶や情報交換をするのはもちろん、挨拶の際には名刺交換を行うのが一般的です。

名刺交換をすることによってお互いに繋がりを作ることができるというメリットがあるのですが、ただ名刺交換をして終わらせてしまうとその場限りの社交儀礼として終わってしまいます。

特に交流会では多くの人たちと名刺交換をすることになるので、名刺を交換するだけでは相手に自分を印象付けたり関係性を構築することが難しくなります。このため相手としっかり繋がりを作りたいと考えている場合には、名刺交換後のフォローとしてお礼のメールを送る必要があるのです。

ただ名刺交換をした相手全てにお礼メールをしなければいけないのかというと、そうではないと考えられています。交流会の中では複数の人たちと名刺交換をするので交換した人全員にメールをするのは非常に手間がかかりますし、メールが送られてくることを迷惑に思う人も少なくないです。

このような点からお礼メールを送る相手はある程度選別する必要があり、特に繋がりを作りたいと考えている相手を中心にお礼メールを送るかどうか検討します。

ちなみに名刺交換のお礼は電話よりもメールの方がいいと考えられていて、その理由は相手に時間や手間を取らせずにお礼を伝えることができるためだとされています。電話の方が一見丁寧のように感じられますが、例えば広告業界のように忙しく不規則な時間帯で仕事をする相手に電話をするのは逆に失礼に当たる場合があります。

このためメールでお礼をする方が相手に好印象を与えやすいので、名刺に記載されているメールアドレス宛にお礼メールを送ることが望ましいです。

広告業界の人であれば名刺にメールアドレスを記載している人が多いので問題はないのですが、異業種の人の場合は名刺にメールアドレスが掲載されていないという可能性もあります。

その場合は事前に相手の都合のいい時間帯を確認して電話をするという方法もありますし、交流会で話をする中でメールアドレスを確認しておくという方法もおすすめです。

メールアドレスは後でお礼メールをする旨を伝えておけば、教えてくれる人がほとんどだと言われています。それでも教えてくれなかったり時間が足りないという場合は、電話でお礼を伝えても問題はありません。

メールは早く送るほうが望ましい
名刺交換後のお礼メールをする上で重要なポイントの一つと言われているのが、メールをするタイミングです。できるだけ早く返すことが望ましいと言われているので、可能であれば交流会が終わったその日のうちに送るか、遅くても翌日には送るようにします。

また遅い時間に交流会があった場合は翌日の午前中に改めてという形で送ると、メールを見て相手が自分を思い出してくれる可能性があるので印象付けにうってつけだとされています。ほかにも交流会の中で話をする時にお礼メールを送りたいと考える相手を選別しながら、相手のタイミングに合わせてお礼メールを送るという方法もあります。

この方法だとより相手に自分を印象付けることができるのはもちろん好印象を期待できるので、お礼メールを送りたい相手の交流会終了後の食事の時間や帰宅時間、電車に乗る場合は電車に乗る時間などを確認しておくのもおすすめです。

メールは短くシンプルに。プライベートな話題もアリ

メールを送る時には、どの交流会に参加した誰なのかという旨をしっかり明記しておく必要があります。そのため件名に参加した交流会の名前を入れておくとわかりやすいですし、件名だけではなく本文の中でも交流会で話した内容にも触れておくと相手に自分を印象付けることができるのでおすすめです。

ただ名刺交換をするのが精いっぱいでなかなか話をする時間が取れなかったという場合もあるので、そのような場合には改めてゆっくり話をしたいという前向きな姿勢をアピールすることも大切だとされています。

そしてお礼メールの内容ですが、名刺交換や交流会で話ができたことへのお礼以外に何を書けばいいのかわからないという人も多いです。基本的にお礼メールはあまり長文になってしまうと相手が読むのに疲弊してしまうので、内容は長くなりすぎないようにシンプルにまとめます。

また交流会で話したことや感じたことを書くのもいいのですが、相手と今後付き合っていきたいことをアピールするのであればプライベートに踏み込んだ話題を振ってみるのもありです。この場合は交流会で話をする際にプライベートな話をしておく必要があるので、ビジネス面以外でも話を振ることを意識して参加するのがよいです。

このように交流会では多くの人と名刺交換をすることになるため、お礼メールに関してある程度のビジネスマナーが要求されています。

交流会は情報交換のほかにも人脈確保という大きな目的があるので、交流会に参加する以上に名刺交換後のお礼メールを通じて相手との繋がりを維持できるかどうかが重要だと考えられています。

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CATEGORY:コラム

DATE:2018-07-24

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